INFORMATIVA E RELATIVO CONSENSO SCRITTO
Regolamento UE in materia di protezione dei dati personali 679/2016
Si precisa che il trattamento dei dati avverrà secondo le norme del Reg. UE 679/2016 e del D. Lgs. 196/03, così come novellato dal D. Lgs. 101/18.
Ai sensi della normativa in materia di protezione dei dati personali (capo III artt. 13 e 14 Reg. UE 679/2016), Le vengono fornite le seguenti informazioni. La presente informativa prevede sia l’ipotesi in cui i dati siano raccolti presso l’interessato che l’ipotesi in cui i dati non siano ottenuti presso l’interessato. Si fa presente che l’esercizio da parte degli interessati dei diritti riconosciuti dal Regolamento UE 679/2016 non può pregiudicare gli interessi tutelati dalla normativa antiriciclaggio, che è prevalente.
1) Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento.
Il titolare del trattamento dei suoi dati personali, anche “sensibili”, è la Soc. Coop. Cassa Mutua di Assistenza e Previdenza per il Personale del Ministero dell’interno, con sede in Roma, Piazza del Viminale, cap 00184, P. IVA00994701001, iscritta nell’elenco degli intermediari operanti ai sensi dell’art.112, c.7, TUB, Legale rappresentante Presidente Dott. Giuseppe Filippone, di seguito per brevità definita “Cassa Mutua”, i cui dati di contatto sono: telefax 06-4815800 – PEC: cassamutua@legalmail.it – email: cassamutua@tiscalinet.it.
2) Dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati.
I dati di contatto del responsabile della protezione dei dati sono: PEC: tommaso.buono@pec.it – email: tomas.buono@gmail.com
3) Fonte da cui hanno origine i dati personali.
I dati personali, ivi inclusi quelli “sensibili” da acquisire o già detenuti dalla Cassa Mutua, sono forniti, anche attraverso le tecniche di comunicazione a distanza di cui la stessa si avvale (quali email e telefax), direttamente dall’“interessato” cui i dati personali si riferiscono. I dati personali possono inoltre essere acquisiti dalla Cassa Mutua, nell’esercizio della propria attività di soc. coop., da soggetti terzi per obbligo di legge (es. normativa contro riciclaggio). I dati personali possono anche provenire da fonti accessibili al pubblico. Nel caso in cui i dati non siano ottenuti presso l’interessato, ai sensi dell’art. 14 Reg. UE 679/2016, la Cassa Mutua fornirà le informazioni di cui alla presente informativa entro un termine ragionevole dall’ottenimento dei dati personali, ma al più tardi entro un mese, in considerazione delle specifiche circostanze in cui i dati personali sono trattati.
4) Categorie di dati oggetto di trattamento.
La Cassa Mutua acquisisce e “tratta” solo dati personali, anche “sensibili”, strettamente necessari all’espletamento dei servizi richiesti e delle “finalità” per le quali sono stati conferiti (punto 5). In relazione alle finalità descritte nel successivo punto 5, la Cassa Mutua tratta dati personali, relativi a soci o persone richiedenti tale ammissione e altri servizi della Cassa Mutua, quali il nome, l’indirizzo, i dati di identificazione personale, il codice fiscale, estremi identificativi di altri rapporti di c/c bancario quali ABI, CAB, numero di conto corrente del socio ecc.. La Cassa Mutua tratta anche i dati personali di tali soggetti “interessati” “sensibili” di cui all’art.4 punto 2) del Reg. UE 679/2016, ciò sempre in relazione alle finalità descritte nel successivo punto 5 e solo in relazione alla gestione dello specifico rapporto intercorrente tra Lei e la Cassa Mutua, per dare seguito a specifici servizi ed operazioni da Lei richieste. La Cassa Mutua potrà quindi dare corso a tali servizi solo se avrà ottenuto il Suo consenso scritto.
5) Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento.
I dati sono acquisiti per fini connessi alla conclusione ed esecuzione del rapporto contrattuale di prestito personale, ovvero per la fornitura di servizi della cooperativa da Lei richiesti. In particolare, i Suoi dati personali, “comuni” e/o anche “sensibili”, verranno “trattati” per fornire i servizi da Lei richiesti o in Suo favore previsti quale socio, in relazione allo specifico rapporto intercorrente tra Lei e la Cassa Mutua, per le seguenti finalità:
a) esecuzione di obblighi derivanti da contratto stipulato con la Cassa Mutua e/o adempimento, prima della conclusione del contratto, di specifiche richieste dell’Interessato;
b) predisposizione, stipula ed esecuzione di contratti sia di prestito/mutuo, pagamento di contributi o sovvenzioni straordinarie ai Soci, riscossione dei rimborsi, delle quote associative, sovrapprezzo, liquidazione di somme, azioni legali per la tutela giurisdizionale dei diritti connessi e derivanti da tali rapporti.
c) adempimento di obblighi previsti dalla legge, dallo statuto, da regolamenti o dalla normativa comunitaria (es.: normativa antiriciclaggio,
etc.);
d) adempimenti necessari alla valutazione della sussistenza e mantenimento dei presupposti soggettivi ed oggettivi per l’ammissione a socio della Cassa Mutua ed esecuzione del rapporto societario, ciò in relazione alle finalità strettamente necessarie e strumentali alla gestione dei rapporti con i soci, ciò anche nell’ambito delle comunicazioni necessarie all’esercizio dei diritti doveri di socio e partecipazione alle attività ed iniziative previste dallo Statuto della Cooperativa per il soddisfacimento delle finalità mutualistiche.
La base giuridica del trattamento è il consenso scritto da parte dell’interessato. La Cassa Mutua deve disporre dei dati personali che la riguardano, anche “sensibili” di cui al comma 1 del capo II art. 9 Reg. UE 679/2016, e deve necessariamente ottenerne il conferimento ed autorizzazione a trattarli nel quadro delle su menzionate finalità, secondo le modalità operative indicate al successivo punto 6 della presente informativa, per la conclusione ed esecuzione dei rapporti contrattuali e servizi da Lei richiesti od in Suo favore previsti.
La informiamo che senza il suo consenso scritto al trattamento dei suoi dati personali anche “sensibili”, alcuni dei quali ci devono essere forniti da Lei o da terzi per obbligo di legge (es. normativa antiriciclaggio), non potremo fornire, in tutto o in parte, i servizi da Lei richiesti o in suo favore previsti (prestiti/mutui, contributi, ammissione alla qualità di socio e partecipazione alle attività della cooperativa).
La informiamo inoltre che, esclusivamente per le finalità sopra indicate e limitatamente a quanto di stretta competenza in relazione alla gestione ed esecuzione dello specifico rapporto intercorrente tra Lei e la Cassa Mutua, i Suoi dati personali, anche “sensibili”, potranno e/o dovranno essere comunicati e/o venire a conoscenza di altri soggetti e/o categorie di soggetti, indicati al successivo punto 7 e da questi trattati sempre e solamente secondo le modalità indicate al successivo punto 6 e per le suesposte finalità.
La informiamo altresì che la Cassa Mutua potrebbe avere la necessità di “trasferire” fuori del territorio dello Stato, anche temporaneamente, i Suoi dati personali, “comuni” e/o “sensibili”, ciò solo per le menzionate finalità.
Il consenso, che Le chiediamo di esprimere per iscritto, apponendo la Sua firma in calce alla presente informativa, riguarda quindi il “trattamento”, “trasferimento” e “comunicazione” alle categorie di soggetti indicati nell’informativa, dei suoi dati personali, sia “comuni” sia “sensibili”, sempre strettamente necessari per lo svolgimento dei suddetti servizi da Lei richiesti o in Suo favore previsti, limitatamente a quanto di stretta competenza in relazione alla gestione ed esecuzione dello specifico rapporto intercorrente tra Lei e la Cassa Mutua ed in base alle suindicate finalità.
Il consenso, che Le chiediamo di esprimere per scritto, riguarda anche il “trattamento”, “comunicazioni” e “trasferimenti” effettuati dalle categorie di soggetti indicate al punto 7, sempre esclusivamente per le su indicate finalità.
6) Modalità di trattamento dei dati e loro utilizzo.
I dati personali, anche “sensibili”, potranno esser trattati dalla Cassa Mutua, “titolare” del “trattamento”, mediante strumenti manuali, informatici, elettronici e telematici, con logiche strettamente correlate alle sole finalità evidenziate al precedente punto 5 e con modalità e procedure strettamente necessarie a fornirLe i servizi da Lei richiesti o in suo favore previsti (prestiti/mutui, contributi, ammissione alla qualità di socio e partecipazione alle attività della cooperativa), comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi, anche in caso di utilizzo di tecnologie di comunicazione a distanza.
Il trattamento può comprendere tutte le operazioni o complesso di operazioni previste dall’art. 4 punto 2) del Reg. UE 679/2016, concernenti: la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la cancellazione e la distruzione di dati. Resta di contro del tutto esclusa la possibilità di “diffusione” dei dati a soggetti indeterminati, ciò in qualunque forma.
Per il trattamento dei dati ci avvaliamo di nostri dipendenti e collaboratori, che agiscono nell’ambito del trattamento loro consentito nell’espletamento delle rispettive funzioni ed in conformità delle istruzioni ricevute, nominati “responsabili” e “soggetti designati ex art. 29 Reg. UE 679/2016 ed ex art.
2 quaterdecies D. Lgs. 196/03”, sempre e solo per le finalità evidenziate al precedente punto 5 e per la gestione dello specifico rapporto intercorrente tra Lei e la Cassa Mutua. Lo stesso avviene per i soggetti e categorie di soggetti, indicati al punto 7 della presente informativa, ai quali potranno esser comunicati i dati personali per i fini indicati al precedente punto 5. Si specifica quindi che anche quando i dati vengono comunicati ai soggetti indicati nella presente informativa, sempre e solo per il conseguimento delle specifiche finalità indicate al punto 5, sono utilizzate le medesime modalità e procedure ed essi sono obbligati a trattarli usando solo modalità e procedure strettamente necessarie alle sole specifiche finalità indicate in questa informativa.
Il consenso a Lei richiesto per il trattamento dei Suoi dati personali, anche “sensibili”, comprende quindi anche le modalità, comunicazioni, procedure e trasferimenti qui indicati.
7) Soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di autonomi titolari, Responsabili o Soggetti designati ex art. 29 Reg. UE 679/2016 ed ex art. 2 quaterdecies D. Lgs. 196/03.
Per il solo perseguimento delle finalità descritte al precedente punto 5 e secondo il singolo particolare rapporto, la Cassa Mutua necessita di “comunicare” i Suoi dati personali, “comuni” e/o “sensibili”, a soggetti terzi appartenenti alle seguenti categorie: autorità e organi di vigilanza e controllo, Banca d’Italia e in generale soggetti, pubblici o privati, con funzioni di rilievo pubblicistico (es. Magistratura; Ministero del Lavoro e previdenza sociale; Ministero dell’Interno; Ministero Economia e Finanze ed Anagrafe tributaria); forze dell’ordine (P.S., C.C., G.d.F., VV.FF., VV.UU.); altri soggetti o banche dati nei confronti dei quali la comunicazione dei dati è obbligatoria; soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informatico, telematico, di archiviazione e conservazione dati della Cassa Mutua, e delle reti di telecomunicazioni, ivi compresa la posta elettronica; soggetti che svolgono attività di trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni con e dall’’Interessato, ivi compresi servizi postali; studi professionali nell’ambito di rapporti di assistenza e consulenza; Studi legali; soggetti che svolgono adempimenti di controllo, revisione contabile e certificazione delle attività e bilanci, poste in essere dalla Cassa Mutua anche nell’interesse dei soci; dipendenti e collaboratori della Cassa Mutua; istituti di credito che svolgono servizi bancari o finanziari per l’esecuzione di eventuali pagamenti e/o riscossione di somme tra la Cassa Mutua e il socio e viceversa.
I soggetti appartenenti alle categorie sopra riportate operano in totale autonomia come distinti ed autonomi “titolari del trattamento” o in qualità di “responsabili” esterni o “soggetti designati ex art. 29 Reg. UE 679/2016 ed ex art. 2 quaterdecies D. Lgs. 196/03” all’uopo nominati dalla Cassa Mutua, i cui elenchi, completi e costantemente aggiornati, sono a Lei disponibili, gratuitamente, presso la Sede della Cassa Mutua sita in Roma piazza del Viminale, cap 00184, dove potrà richiederli anche a mezzo telefax 06-4815800 o a mezzo email cassamutua@tiscalinet.it.
I dati trattati dalla Cassa Mutua non sono comunque oggetto di “diffusione”
9) Periodo di conservazione dei dati personali.
I suoi dati personali saranno conservati per il periodo di vigenza del contratto di prestito, fino al suo completo rimborso naturale o fino a quando sarà necessario per eventuale recupero coattivo del credito in caso di inadempimento all’obbligo di restituzione e, comunque, fino al perseguimento delle finalità indicate al punto 5 per cui sono trattati. In generale i dati saranno trattati per un periodo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali sono stati raccolti, provvedendosi, quando non sia più necessaria o altrimenti giustificata la conservazione, alla loro cancellazione.
10) Diritti dell’Interessato e condizioni di esercizio.
La informiamo che Lei, quale “Interessato”, ha specifici diritti che Le vengono riconosciuti dal Reg. UE 679/2016, precisamente dal capo III, artt. 15, 16, 17, 18, 20 e 21, ossia ha il diritto di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che la riguarda o di opporsi al trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati.
In particolare:
• Diritto di accesso: l’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: a) le finalità del trattamento; b) le categorie di dati personali in questione; c) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; d) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; e) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo; f) qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; g) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4 Reg. UE 679/2016.
Il titolare del trattamento fornisce una copia dei dati personali oggetto di trattamento.
• Diritto di rettifica: l’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
• Diritto di cancellazione (“diritto all’oblio”): l’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi seguenti: a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; b) l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento; c) l’interessato si oppone al trattamento e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento; d) i dati personali sono stati trattati illecitamente.
• Diritto di limitazione di trattamento: l’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi: a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali; b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato perl’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) l’interessato si è opposto al trattamento, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.
Se il trattamento è limitato, tali dati personali sono trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il consenso dell’interessato o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
L’interessato che ha ottenuto la limitazione del trattamento è informato dal titolare del trattamento prima che detta limitazione sia revocata.
N.B. Obbligo di notifica in caso di rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento. Il titolare del trattamento comunica a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato. Il titolare del trattamento comunica all’interessato tali destinatari qualora l’interessato lo richieda.
• Diritto alla portabilità dei dati: l’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti qualora: a) il trattamento, fosse anche quello di particolari categorie di dati (es. i dati biometrici), si basi sul consenso o su un contratto (più esattamente quando il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte); b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati.
Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.
L’esercizio del diritto alla portabilità lascia impregiudicato il diritto all’oblio.
• Diritto di opposizione: l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6 Reg. UE 679/2016, paragrafo 1, lettere e) [quando il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento] o f) [quando il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore], compresa la profilazione (v. infra) sulla base di tali disposizioni. Il titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che egli dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
Per l’esercizio dei Suoi diritti può rivolgersi al “titolare” del “Trattamento” presso la Sede legale della Cassa Mutua sita in Roma piazza del Viminale, cap 00184, inoltrando la richiesta a mezzo telefax 06-4815800, raccomandata o posta elettronica cassamutua@tiscalinet.it.
11) Diritto di revoca del consenso.
L’interessato può revocare il consenso su cui si basa il trattamento in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della verifica e fatti salvi gli obblighi contrattuali che lo legano alla Cassa Mutua, che, nel caso di revoca del consenso, dovranno essere regolati.
12) Diritto di proporre reclamo al Garante per la privacy.
Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, qualora ritenga che il trattamento che la riguardi violi la normativa in materia di protezione dei dati personali dettata dal Reg. UE 679/2016, ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la privacy, ai sensi degli artt. 77 e 78 capo VIII Reg. UE 679/2016.
13) Comunicazione eventuale esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.
La Cassa Mutua non adotta alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4 Reg. UE 679/2016 e comunque sarà cura della Cassa Mutua darle conto della eventuale esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4 Reg. UE 679/2016, e, almeno in tali casi, fornirle informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché sull’importanza e sulle conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato. Per «profilazione» si intende qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell’utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l’affidabilità, il comportamento, l’ubicazione o gli spostamenti di detta persona fisica.